請求管理って何をしたらいいの？業務の流れやリスク、気を付けるポイントなどを細かく解説します！

請求管理という言葉を聞いて、正確にその意味や内容を説明することは難しいものです。正確な意味や内容を知っていただき、実行する際の参考にしていただけましたら幸いです。

請求管理とは、提供者と利用者間で取引が発生してから代金を回収するまでの一連の流れが適正に行われるよう確認し、処理することです

請求管理はビジネスを行っていく上で重要な業務の１つと言えます。請求管理を怠ると、売上が入金されない、誰がいつ入金したのか分からない、正確な金額が入金されているかが分からない、入金額と販売金額が合わないといった問題が後になって生じることになります。

そうならないように請求管理をしなければいけないのです

では、請求管理といっても何をすればいいのでしょうか。請求管理の流れにはどんな業務があるのか具体的に説明していきます。

前項目で請求管理は「代金を回収するまでの一連の流れが適正に行われるよう確認し、処理すること」と説明しました。

それを実現するためには一般的に７つの業務を行う必要があります。

①請求金額の確認・確定

その月の請求金額を確定させる必要があります。そのためには毎月何日で請求を締めるかを決めておかなければいけません。よくある締め日は末日、10日、20日です。その決めた締め日までに発生した金額を確認し、確定します。

②請求リストの作成

誰が、いくらの請求が発生したのか、請求書の送付有無、入金の有無を確認し、記録するリストを作成します。請求書の送付や入金の有無をリストを開くだけで確認できるのでおすすめです。その際、各請求に対して番号を当てておくと、急なお問い合わせ時にもその番号で確認が取れるので便利です。

③請求書の作成

請求書を作成します。一例として請求書には下記の項目を記載します。

• 請求書の締め日（請求日）
• 請求番号
• 請求先の宛名（企業名や契約者名）
• 請求内容（商品・サービスの名称）
• 請求金額
• 入金期日
• 入金先口座情報
• ご自身の情報（社名・サービス名・氏名・住所・電話番号・メールアドレス）
• インボイスに関する情報

④請求書の送付

作成した請求書を送付します。送付は郵送、FAX、メールを使用する場合が多いです。郵送やFAXで送る場合は、送付状も一緒に送りましょう。請求書のみで送ってしまうと請求先に対して失礼となります。送付状はビジネスマナーとしてだけでなく、紛失や抜け漏れのリスクを防ぐためにも一緒に送りましょう。また、FAXは送信エラーが起きやすいため、届いているか請求先に確認の電話を入れることをおすすめします。

⑤入金の確認

請求書の送付後、期日までに正しい金額の入金がされているかを確認します。請求書に記載した銀行口座を確認し、請求先と入金金額が合っているか確認します。合っていない場合、請求先へ確認の連絡を入れる必要があります。

⑥未入金者への連絡

期日までに入金が確認できなかった請求先へ入金依頼の連絡をします。電話やメールを使用し、早めの回収に努めます。時には請求先が請求書を紛失している場合や、請求書の到着が確認出来ていない場合もあります。その場合は新たに入金期日を設け再度請求書を作成し、送付します。

⑦再度入金の確認

新たに入金期日を設けた請求書の送付後、その期日までに正しい金額の入金がされているかを確認します。請求書に記載した入金先口座の明細を開き、請求先と入金金額が合っているか確認します。合っていない場合、請求先へ確認の連絡を入れる必要があります。

請求管理では間違いが失礼に当たる場合やミスが許されないことがあります。下記２つのことに細心の注意を払って業務に当たりましょう。

①請求先と請求金額に間違いがないか

記載に間違いがあると信用問題に発展する可能性もあります。金額の記載間違いで、再度入金をお願いする場合や返金が必要になる場合もあります。そのようなことになれば請求先にもご自身にも手間が発生します。

②送付先住所・社名・役職名に間違いがないか

送付先住所を間違えていたことにより請求書が届かない、社名や役職名、担当者名を間違えてしまい関係性の悪化が考えられます。移転による住所変更、担当者変更は確認し次第、請求リストへ反映させましょう。

どんなに気を付けていたとしても、人の手で行うので、キーボードのタイプミスなどにより間違いが起こることは0ではありません。また、請求リスト、請求書の作成や送付といった流れも煩雑で、作業量も多くなります。

どんな間違いや手間があるか見ていきましょう。

①請求リストを作成する手間

• excelに請求番号、購入（契約）商品・サービス名、請求先、請求金額、入金期日を手入力
• 入金確認後の更新作業

②請求書を作成する手間

• 請求書フォーマットへ請求番号、購入（契約）商品・サービス名、請求先、請求金額、入金期日の手入力もしくはvlookupで関数を組む
• 請求先の名称、請求金額のタイプミス

③請求書を送付する手間

• 送付状、郵送袋、切手の用意、メール文作成
• 請求先名称、役職名、氏名のタイプミス

④入金確認の手間

• 明細を開き、請求先名称と入金額を確認し、請求リストに反映させる

⑤未入金者への連絡の手間

• 催促の連絡を入れなければいけない

これら１つ１つを人の手で行うことは手間や間違いのリスクが増えることはもちろん、時間も取られ効率的とは言えません。請求管理で手間と間違いのリスクを軽減し、効率化を図る方法の１つとして「オンライン決済サービス」の導入があります。

オンライン決済サービスを導入することで請求管理の負担を削減することができます。

例えば、請求書は必要ありません。購入（契約）時、その場で決済が行われるためです。その場で決済が出来なかった場合はエラーがおき、購入（契約）はできません。請求書が必要なければ、請求リストの作成や送付という業務もなくなります。入金はサービス側が一度に取りまとめ、入金リストとして提供し、万が一未入金者がいる場合にはサービス側が連絡を代行します。そのため、手間も時間も間違いのリスクも軽減できます。

しかし、サービスを利用するには手数料が必要になる場合がほとんどです。ご自身のビジネスに合ったオンライン決済サービスを見きわめて導入することが重要になります。

見きわめのコツ

• 料金プランや手数料がご自身のサービスに合っているか
• 決済以外にも何かできるか、ご自身のサービスに必要か
• ビジネスに合った課金方法か、「都度払い」か「継続払い（サブスク）」か